LIONS CLUB 108 TB | Linee guida anno 2017-2018
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Linee guida anno 2017-2018

Linee Guida Anno Sociale 2017-2018

La pubblicazione di “linee guida” ha lo scopo di fornire a tutti i soci informazioni sugli adempimenti degli Officer di Club e distrettuali su aspetti che riguardano l’operatività e il funzionamento dell’organizzazione distrettuale.

La collaborazione di tutti è importante e se la conoscenza è condivisa è possibile superare molte difficoltà.

 

  1. PER GLI OFFICER DI CLUB

 

Nella relazione programmatica è stato sottolineato il ruolo fondamentale dei club e di come il Distretto sia una struttura al loro servizio, pertanto è importante fornire indicazioni e suggerimenti per la realizzazione di quei service che si ritengono importanti e impattanti sull’intero territorio distrettuale. Teniamo sempre presente che non dobbiamo disperdere risorse e forze. I service sono ritenuti strategici per “farci conoscere”, pertanto si auspica la realizzazione da uno o più club insieme delle seguenti attività:

1. Un service a favore della LCIF. Dobbiamo raggiungere entro il 2017 il traguardo per la raccolta di fondi per la lotta al morbillo, quindi è bene che i club prevedano una donazione significativa. In ogni provincia è stato nominato un Officer delegato che può essere contattato per avere tutte le informazioni operative.

 

2. Il service distrettuale “Adotta una scuola” è stato deliberato al Congresso di Ferrara, la modularità del service permette di realizzare iniziative efficaci, pertanto rivolgendosi all’Officer delegato è possibile ottenere tutte le indicazioni su come organizzarlo e realizzarlo.

 

3. Il “Poster per la pace”: si tratta di un service che ci dà ampia visibilità e ci permette di iniziare proficue collaborazioni nelle scuole.

 

4. Il “Progetto Martina”: questo service deve essere organizzato in accordo con l’Officer delegato. Verranno fornite specifiche indicazioni in modo tale che sia possibile realizzare una efficiente rete di relazioni strutturate in grado di dare continuità ed efficacia a questo importante service.

 

5. L’educazione stradale per i giovani: questo service, come i precedenti, testimonia il nostro impegno per le generazioni future, al fine di trasmettere valori positivi e di crescita della società.

 

6. Almeno uno, meglio due service relativi ai temi del Centenario.

 

Per tutte le altre attività e/o service, non meno importanti di quelli sopra elencati, gli Officer di club troveranno nell’annuario i nominativi dei soci che hanno dato la loro disponibilità perché particolarmente competenti sull’argomento, e che pertanto potranno essere utili nella realizzazione di progetti e iniziative.

 

  1. COMUNICAZIONE INTERNA E VISIBILITÀ ALL’ESTERNO

 

Gli strumenti distrettuali disponibili per rendere più efficace la conoscenza, la diffusione, l’adesione dei soci ad eventi che riguardano service / iniziative in programmazione sono:

 

1. Il rinnovato sito web (http://www.lions108tb.it/index.php), che sarà in linea a partire dal 15 luglio 2017.

 

2. L’account Facebook (https://www.facebook.com/distrettolions.centoottotb/).

 

3. L’account YouTube (https://www.youtube.com/user/DistrettoLions108TB).

 

4. La Newsletter.

 

5. L’App Distretto Lions 108 Tb.

 

Gli eventi sono così classificati:

 

1. Distrettuali – Che coinvolgono o potrebbero coinvolgere club che si trovano in almeno due zone di due province differenti.

 

2. Provinciali – Che coinvolgono o potrebbero coinvolgere club che si trovano in almeno due zone della stessa provincia.

 

3. Di zona – Che coinvolgono o potrebbero coinvolgere club che si trovano nella stessa zona.

 

4. Di Club – l’iniziativa coinvolge esclusivamente il club, ma si ritiene utile ed opportuno darne comunicazione all’esterno, pur mantenendo una diffusione più interna che esterna.

 

Il club che intende informare il Distretto e quindi i club sull’evento in programmazione deve compilare il modulo “Comunicazione” (archiviato nella cartella “Moduli” sul supporto informatico) ed inviarlo al Presidente di Zona e alla casella di posta elettronica comunicazionelions108tb@gmail.com. Può altresì allegare locandina o altra documentazione utile alla diffusione dell’iniziativa.

L’evento che il club ha classificato come “Distrettuale” troverà spazio sul sito Web del Distretto; quelli classificati come “Provinciali” saranno oggetto di valutazione da parte del comitato Comunicazione; in caso di parere positivo verranno pubblicati sul sito del Distretto.

Tutte le altre tipologie di evento saranno pubblicate sulla pagina Faceebook e sulla Newsletter. Se vengono realizzati filmati che possono essere diffusi sulla rete, sarà il club o i club a chiederne la pubblicazione sul canale YouTube.

 

  1. LIONS DAY

 

Le forme e le modalità con cui si festeggia il “Lions Day” sono molteplici, nelle zone e nelle province si sono concretizzate delle “tradizioni” che hanno un riscontro assai positivo nelle comunità. A livello distrettuale il “Lions Day” è considerato come tutti gli altri eventi / attività; l’unica caratteristica è che si realizza in un giorno stabilito, per questa ragione non è stato indicato un “Delegato Distrettuale”. Saranno gli Officer di club insieme ai Presidenti di zona a fare tutto quello che è necessario per la riuscita dell’iniziativa e a comunicarla così come indicato al punto 2.

 

  1. OFFICER DISTRETTUALI E DELEGATO DISTRETTUALE

 

Il ruolo degli Officer Distrettuali è quello di essere di supporto a tutte quelle attività, dai service ai meeting all’organizzazione di convegni o altre iniziative, in sintonia con la “mission” e “vision” dell’Associazione. Gli Officer Distrettuali ai quali è stato attribuito il ruolo di “Delegato” sono soci che hanno dato la loro disponibilità a soddisfare le richieste da parte dei club per coadiuvare e/o promuovere attività o service nell’ambito previsto della delega. Sono pertanto gli Officer di club che si rivolgono al “Delegato” e non viceversa. Nel caso in cui ad un Delegato Distrettuale venga chiesto un supporto di cui non si ravvisa competente, quest’ultimo deve farsi parte diligente per inoltrare la richiesta a chi ritiene più idoneo. Per la ragione di cui sopra, si richiede la massima collaborazione tra Officer e Presidenti di Zona così come tra i diversi componenti del Gabinetto Distrettuale.

I Delegati Distrettuali riferiranno ai Coordinatori delle Aree tematiche da quali club sono stati contattati entro le seguenti date:

 

15 ottobre 2017, 17 dicembre 2017 e 25 febbraio 2018.

 

Queste scadenze hanno lo scopo di comprendere le ragioni per cui temi ed argomenti ritenuti importanti per la vita dei club e del Distretto vengono completamente disattesi o ignorati. Sarà compito del Gabinetto Distrettuale dare indicazioni o deliberare su come intervenire.

 

  1. VISITE AI CLUB

 

Il mandato di Governatore prevede la visita a tutti i club del Distretto. In questo particolare momento, al fine di consolidare, motivare, sollecitare la collaborazione tra i club e promuovere iniziative in sintonia con la Mission e la Vision dell’Associazione, la visita è articolata in due momenti: il primo ha carattere amministrativo (Visita amministrativa), il secondo più ufficiale e celebrativo, più formale e rituale nel rispetto delle tradizioni del club (Visita ufficiale).

 

5.1 Visita amministrativa

 

Partecipano alla visita amministrativa:

 

– Il Presidente del Club;

– I componenti il Consiglio del Club; è auspicata la presenza del Presidente del Comitato Soci;

– Altri soci del Club che intendono partecipare all’incontro;

– Il Governatore;

– Il Segretario, il Tesoriere, Il Cerimoniere Distrettuali;

– Il Presidente di zona;

– Il Coordinatore Distrettuale LCIF, o l’Officer Distrettuale nominato a livello provinciale;

– Il Coordinatore Distrettuale GMT, o l’Officer Distrettuale componente del Team GMT.

 

La data della visita amministrativa è stata fissata dal Governatore in accordo con Segretario, Tesoriere e Cerimoniere Distrettuali. Durante la visita amministrativa verrà discussa la relazione redatta dal Club.

 

5.2 Relazione del Club

 

Sul supporto informatico, carta USB, nella cartella denominata “Dati club” sono stati archiviati i seguenti dati:

 

• Andamento soci dal 2003-2004 al 2016-2017

• Elaborazione su caratteristiche dei soci usciti

• Elenco dei soci e suddivisione in classi di età e genere

• Elenco dei Presidenti di Club

• Donazioni LCIF degli ultimi sette anni

• Numero dei Melvin Jones.

 

Tutte le informazioni precedentemente elencate potranno essere utilizzate per la redazione della relazione. Il formato e le modalità di presentazione della relazione vengono profondamente modificate rispetto agli anni precedenti con un duplice obiettivo:

 

– il primo per realizzare un sistema informativo con il quale è possibile scambiare e condividere in modo efficace ed efficiente le iniziative e le attività dei club;

 

– il secondo, avendo conoscenza di quelle che sono le attività dei club, potrebbe rendere possibile una più efficace coordinazione e programmazione delle iniziative, soprattutto quelle ritenute più significative.

 

La modulistica che deve essere usata per la redazione della relazione consente l’archiviazione di tutti i dati riportati, in tal modo è possibile redigere report che saranno messi a disposizione degli Officer di club e del Distretto.

 

La relazione del Club è il risultato della compilazione e dell’invio di 4 moduli con una tempistica definita.

 

La relazione del Club deve essere inviata al Segretario Distrettuale e al Presidente di zona.

 

La relazione è composta dai seguenti moduli che devono essere compilati ed inviati rispettando il seguente calendario:

 

  1. a) Modulo “Service”. Si riportano i service che si intendono realizzare – 2017-2018 in ambito Centenario, altri ambiti (invio entro il 30 settembre 2017) cura del Presidente e/o Consiglio
  1. b) Modulo “Attività”. Deve riportare il calendario di massima di Iniziative di club, meeting, intermeeting, convegni, o altro programmate per l’anno 2017-2018 (invio entro il 15 ottobre) a cura del Presidente e/o Consiglio
  1. c) Modulo “Impegni economici e finanziari” che riporta dati a preventivo per l’anno 2017-2018 (invio 15 giorni prima della visita amministrativa) a cura del Tesoriere del Club
  1. d) Punti di forza e di debolezza e visione futura del Club, (invio 15 giorni prima della visita amministrativa) a cura del Consiglio / Presidente del Club.

 

  1. I SERVICE DEI CLUB

 

Il Club ha completa autonomia nella progettazione e realizzazione dei service. Il Distretto auspica e favorisce la realizzazione di service di particolare rilevanza che scaturiscano dalla collaborazione e condivisione di progetti tra più club. A tal fine ritiene opportuno che qualora un club progetta o intende progettare un service con altri club, in prima istanza coinvolga i club della zona e poi quelli della zona della provincia.

Se uno o più club intendono realizzare un service che prevede una raccolta di fondi che potrebbe coinvolgere una gran parte dei club del Distretto, il Club “capofila” deve preventivamente informare il Presidente di zona e questi riferirà al Governatore.

Valutata l’iniziativa, che potrà essere discussa in Gabinetto, verrà data formale autorizzazione dal Governatore (anche via mail) alla raccolta dei fondi. In deroga a quanto sopra il “Service Distrettuale”, il “Service Multidistrettuale” e la raccolta fondi per LCIF.

 

  1. CARTA USB

 

Al Presidente e al Segretario del Club è stata consegnata una “Carta USB”. Si tratta di un supporto magnetico che contiene una documentazione che può essere utile anche per i soci. Chi è interessato può farne richiesta al Presidente o al Segretario e duplicarne il contenuto. Il supporto contiene i seguenti documenti, suddivisi in cartelle:

 

  • Cartella “inni”: sono memorizzati i tre inni nazionali da ascoltare nelle occasioni ufficiali

 

  • Cartella “Statuti e regolamenti”; sono archiviati i seguenti statuti e regolamenti:

 

• Statuto e regolamento Internazionale

• Statuto e regolamento del Multidistretto

• Statuto e regolamento del Distretto 108 Tb

• Statuto e regolamento tipo per distretto

• Statuto e regolamenti tipo per club

 

  • Cartella Manuali; sono archiviati i seguenti manuali:

 

• Manuale del Team del Governatore

• E-book del Team del Governatore

• Manuale del Presidente di zona

• Manuale del Presidente di club

 

  • Cartella “istruzioni”; sono riportati dei video di istruzioni per la compilazione di:

 

• Service del Centenario

• Moduli per la relazione del Club

 

  • Cartella “Dati club”
  • vedi punto 5.2 delle linee guida

 

  • Cartella “moduli”; sono memorizzati i moduli per la redazione della relazione e per la comunicazione degli eventi del Club.